Tanpa melihat latar belakang dan bidang pekerjaan, pernah kah Sobat Ngobi merasa selalu tidak ada cukup waktu dalam satu hari untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan yang ada, yang mengakibatkan merasa seperti tertinggal dan tidak baik untuk produktivitas atau kesehatan? Apakah harus menambah jam kerja atau justru mengurangi daftar pekerjaan yang kita miliki?

Ternyata bukan keduanya nih Sobat Ngobi, seperti yang diungkapkan John Pencavel dari Stanford University, beberapa penelitian yang berusaha mengukur hubungan antara jam kerja dan produktivitas menemukan bahwa output pekerja turun setelah 50 jam kerja dalam satu minggu dan turun drastis setelah 55 jam. Lalu dengan tambahan waktu 15 jam selanjutnya, mereka tidak menghasilkan apa-apa lagi.

Dengan banyaknya waktu yang dimiliki, Sobat Ngobi mampu menjadi lebih efektif dalam bekerja dengan berfokus pada apa yang benar-benar penting untuk dilakukan dan memulainya segera dengan beberapa tips berikut ini. Jadi berikut ini adalah 10 Tips Bagaimana Bekerja Lebih Cerdas dan Efktif yang dapat Sobat Ngobi jadikan inspirasi untuk membuat diri menjadi lebih produktif.

 

1. Buat Agenda Mingguan

Mencapai satu minggu yang produktif adalah satu hal yang menantang nih Sobat Ngobi, dimana setiap akhir pekan kita lebih sering dihantui perasaan khawatir tentang banyaknya hal yang akan kita hadapi di hari selanjutnyaa. Di akhir pekan yang seharusnya menjadi waktu berkualitas kita untuk beristirahat, kita justru terbebani dengan bayangan berangkat kerja di Senin pagi atau banyaknya tugas yang harus dikerjakan, namun merasa tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya. Hal ini sering menyebabkan kita hanya melihat daftar pekerjaan berulang-kali dan tidak tahu harus memulai dari mana.

Untuk menghindari situasi tersebut, kita dapat memulainya dengan membuat agenda mingguan. Dari beberapa daftar pekerjaan yang telah kita miliki, membuatnya berada dalam sebuah agenda mingguan atau matriks kerja dapat membantu kita untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien. Sebagai contoh, kita memiliki lima tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu minggu. Maka sebaiknya kita menaruhnya dalam urutan dari yang paling penting untuk diselesaikan satu per satu. Ya, kita harus menyelesaikannya satu per satu ya Sobat Ngobi dan sebisa mungkin hindari mengerjakan beberapa pekerjaan secara bersamaan. Kerjaan satu tugas sampai selesai dan kita dapat melihat bagaimana progressnya.

Dengan bantuan agenda mingguan ini, kita dapat membuat waktu bekerja lebih efisien dan terhindar dari rasa khawatir untuk menghadapi hari selanjutnya. Tidak ada lagi ceritanya I hate Monday ya Sobat Ngobi.

2. Matikan Handphone (Minimalisir Penggunaan Telepon Genggam)

Content satisfied young Arabian man with beard sitting in modern office and messaging in smartphone while working in office

Pernahkah Sobat Ngobi terpikirkan tentang berapa kali dalam sehari terganggu oleh telepon seluler? Meskipun telepon seluler saat ini begitu canggih dan berguna, namun pada faktanya benda kecil pintar nan multifungsi ini dapat membawa satu ancaman untuk produktivitas kerja kita lho Sobat Ngobi. Mulai dari notifikasi, pembaharuan status, arus berita yang tidak pernah berhenti, pesan teks, telepon dari rekan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, atau bahkan permainan, sering kali mengalihkan perhatian kita saat bekerja dan tanpa sadar waktu kita telah tersita habis untuk bermain telepon seluler daripada memusatkan perhatian untuk berkerja.

Satu langkah mudah untuk menghindari gangguan dari telepon seluler adalah dengan mematikannya atau mengubahnya ke mode pesawat saat bekerja. Sobat Ngobi dapat memulainya dengan meluangkan waktu untuk mengidentifikasi berapa lama Sobat Ngobi ingin bekerja tanpa gangguan telepon seluler dan benar-benar memusatkan konsentrasi untuk bekerja. Apakah hanya 15 menit, 30 menit, 1 jam, atau selama Sobat Ngobi menyelesaikan pekerjaan. Jika merasa khawatir akan adanya informasi penting, Sobat Ngobi dapat meninggalkan pemberitahuan seperti “Saya akan kembali menggunakan telepon seluler pada pukul 3 sore atau tinggalkan pesan dan akan saya hubungi segera”.

3. Hindari Mengerjakan Sesuatu Secara Bersamaan

Kita sering kali berpikiran bahwa mengerjakan beberapa hal secara bersamaan dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan waktu yang singkat dan membuatnya terasa lebih efektif. Namun tahukah Sobat Ngobi bahwa sebenarnya kita tidak pernah bisa melakukan hal tersebut? Kita selalu merasa dapat melakukan multitasking dengan baik, padahal yang terjadi adalah kita hanya berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain dengan sangat cepat dan tidak benar-benar memperhatikan segala sesuatu di sekitar kita pada saat yang sama.

Satu hal yang cukup mengejutkan nih Sobat Ngobi, bahwa ternyata multitasking memiliki dampak yang buruk untuk diri kita karena secara tidak langsung merusak kinerja, bahkan otak kita. Setiap kali kita melakukan banyak hal secara bersamaanm, kita tidak hanya sedang merusak kinerja kita pada saat itu, akan tetapi memungkinkan kita merusak area otak kita yang sangat penting untuk kelangsungan masa depan kita di tempat kerja. Salah satu penelitian yang dilakukan Stanford University menemukan bahwa multitasking justru menjadi satu hal yang kurang produktif daripada melakukan satu hal pada satu waktu. Orang-orang yang gencar membiasakan diri mengerjakan banyak pekerjaan pada satu waktu akan mengalami gangguan seperti kacaunya pusat perhatian dan mengingat informasi penting, atau lambannya kinerja saat beralih pada satu pekerjaan ke pekerjaan yang lainnya.

Multitasking memiliki peluang untuk menurunkan efisiensi dan kinerja karena sejatinya otak kita hanya mampu terpusat pada satu hal di satu waktu yang sama. Bahkan dalam sebuah studi mengungkapkan bahwa multitasking dapat menurunkan 40% tingkat produktivitas kita dan 10pt IQ kita. Ketika kita mencoba untuk melakukan banyak hal dalam satu waktu, otak kita tidak memiliki kapasitas untuk melakukannya dengan sukses dan menambah beban seperti kesulitan konsentrasi, pengorganisasian, dan perhatian terhadap detail.

4. Buat Skala Prioritas Pekerjaan Anda

Tantangan terbesar dari seorang pekerja salah satunya adalah waktu, terlebih lagi di era industri yang serba cepat ini, memiliki waktu yang terbatas dengan banyak daftar pekerjaan yang menunggu seringkali membuat pekerja dirundung rasa gelisah dan stress yang tinggi. Maka dari itu peran manajemen waktu sangatlah penting untuk kita nih Sobat Ngobi, salah satu caranya adalah dengan memprioritaskan pekerjaan kita.

Memprioritaskan pekerjaan dapat dimulai dengan membuat daftar prioritas, menilai tingkat urgensi, membuat batas waktu dan tanggung jawab, atau beberapa cara yang dapat Sobat Ngobi sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Meskipun memprioritaskan pekerjaan bukanlah satu hal yang mudah, namun ketika kita sudah terbiasa melakukannya, kita akan lebih mudah dalam melakukan perancangan dan perencanaan agenda selanjutnya. Mengorganisasi dan memprioritaskan pekerjaan dengan efektif akan membuat kita lebih efisien dan produktif dalam bekerja.

Mengerjakan tugas atau pekerjaan sesuai dengan urutan prioritas juga dapat membantu kita untuk menghindari multitasking nih Sobat Ngobi. Pekerjaan akan selesai sesuai urutan waktu dan urgensinya tanpa mengganggu konsentrasi dan kinerja kita.

5. Susun dengan Teratur

Ada begitu banyak di antara kita yang membayangkan tentang mengerjakan pekerjaan rumah dengan santai atau mengingat bagaimana meja kerja kita. Kita menginginkan ketertiban, namun di waktu yang sama kita menolaknya karena anggapan negatif tentang pengorganisasian yang sempurna. Banyak yang mengira bahwa membuat banyak hal secara terorganisir dan sempurna adalah satu hal yang mustahil dan seringkali disalah-artikan sebagai satu kebiasaan yang aneh karena lebih berfokus pada detail yang tidak seharusnya.

Namun Sobat Ngobi tidak perlu khawatir karena hal tersebut tidak sepenuhnya benar. Memiliki kebiasaan dengan pengaturan yang sempurna dapat mengubah kita dari pribadi yang semrawut/spontan menjadi lebih terorganisir dan efisien. Selain itu, mengorganisir beberapa hal secara sempurna memberikan kita beberapa manfaat utama seperti; menurunkan tingkat stress serta meningkatkan rasa percaya diri, dapat bekerja lebih sedikit dengan pencapaian lebih banyak, dan tentunya kita selalu tahu dengan pasti dimana barang-barang kita berada.

Pengorganisasian yang sempurnya juga melatih kita untuk menghargai waktu kita, membantu kita menyelesaikan apa yang telah kita rencanakan untuk pekerjaan atau kebutuhan kita secara pribadi. Hal ini dapat memberikan kita kebebasan untuk menjadi diri kita sendiri dan hidup dalam tekanan stres yang minim serta membuat kita lebih bahagia menjalani momen-momen yang ada.

6. Ukur Hasil, Bukan Waktu

Beberapa penelitian menyarankan bahwa bekerja di kantor 8 jam per hari selama 5 hari per minggu dapat meningkatkan produktivitas, kepuasan dan kinerja para pekerja. Namun faktanya, setiap data tentang kehidupan para pekerja di kantor mengungkapkan bahwa sebagian besar karyawan menghabiskan waktu mereka di dalam kantor dengan tidak bekerja dan kinerja yang rendah tersebut adalah sebuah masalah yang sangat serius.

Beberapa bidang pekerjaan memang menjadikan kehadiran sebagai ukuran utama, namun hal tersebut tetap bukan menjadi satu patokan karena yang terpenting adalah apa yang dapat kita hasilkan. Berfokus pada hasil daripada waktu akan membantu kita lebih banyak menyelesaikan pekerjaan dan menyisakan lebih banyak waktu di sisa hidup kita Sobat Ngobi. Dengan mengukur hasil, kita dapat membuat daftar pekerjaan yang sudah kita lakukan dan dengan daftar capaian tersebut, kita merasa lebih termotivasi dan fokus karena kita benar-benar dapat melihat apa yang kita capai. Selain itu, kita juga dapat mengevaluasi hari-hari kita dan memberi kesempatan untuk merayakan sebuah pencapaian dan membantu kita untuk membuat rencana yang lebih efektif.

7. Buat Rutinitas dan Tekuni

Saat kita masih kecil, kita sering kali diberitahu untuk tidur pada jam tertentu, bangun pagi hari dan mengerjakan tugas sepulang dari sekolah, makan tepat waktu, juga jadwal mandi dan bermain di waktu tertentu. Namun bagaimana saat sudah dewasa? Beberapa dari kita menjalani hari-hari tanpa rutinitas bahkan tidak memiliki rencana pasti apa yan akan dilakukan pada hari itu. Alhasil, kita sering merasa tertekan, resah, dan gagal mencapai satu tujuan. Maka dari itu Sobat Ngobi, membuat satu rutinitas adalah jawaban dari permasalahan tersebut.

Terkadang kita terobsesi dengan bebas melakukan sesuatu yang kita inginkan,  padahal salah satu jalan untuk mendapatkan kebebasan tersebut adalah dengan memiliki rutinitas. Hal yang sering dianggap membosankan ini ternyata membantu kita untuk membangun struktur dan pondasi menuju kebebasan. Dengan membuat  rutinitas dan menekuninya, kita akan mendapatkan banyak manfaat seperti; melakukan banyak hal secara produktif dan efisien, menghemat waktu, menciptakan kebiasaan baik dan membuang kebiasaan buruk, menciptakan kedisiplinan, dan lain-lain.

Hal ini dibenarkan pula oleh seorang certified career coach, pembicara dan penulis buku Hallie Crawford bahwa ketika kita membuat satu kebiasaan, maka otak kita pun sedang melakukan hal yang sama dan saat kita mampu menetapkan sebuah rutinias, kita dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat karena kita tidak perlu lagi memikirkan tentang persiapannya terlalu banyak, semuanya dapat dikerjakan secara otomatis.

8. Agendakan Istirahat yang Teratur

Banyak pekerja berusaha meningkatkan kinerja mereka dengan mengambil projek tambahan dan menggunakan waktu istirahat mereka untuk lembur. Pada kenyataannya, hal tersebut justru kurang efektif nih Sobat Ngobi. Terus berkutat di meja kerja dan menunda istirahat dapat membawa kita pada satu bencana karena tanpa istirahat yang cukup,  produktivitas, kesehatan mental, dan kinerja kita dalam bekerja akan terganggu. Terlalu banyak bekerja akan menghadapkan kita pada tekanan/stress terus menerus dan menyebabkan kita mudah kelelahan.

Ini lah mengapa begitu penting untuk menerapkan waktu istirahat yang rutin untuk kita di sela-sela jam kerja. Waktu istirahat tersebut dapat membantu kita mengurangi tekanan dalam bekerja dan mengisi ulang energi kita untuk kembali bekerja, serta meningkatkan kepuasan kerja secara menyeluruh. Berdasarkan The Tork Survey di Amerika Utara, pekerja mengklaim bahwa istirahat makan siang membantu mereka merasa lebih segar dan siap untuk kembali bekerja. Penelitian lain juga menyebutkan bahwa istirahat rutin di sela-sela bekerja memberi manfaat lain, yaitu meningkatkan produktivitas, meningkatkan kesehatan mental, dan menaikkan kreatifitas.

Namun perlu diingat ya Sobat Ngobi, manfaatkan waktu istirahat sebaik mungkin agar benar-benar mendapat manfaat dari beristirahat, misalnya dengan makan makanan yang sehat, pergi berolahraga, atau bersosialisasi dengan rekan kerja. Hindari hal-hal yang bersifat negatif dan tidak berguna di sela-sela waktu istirahat Sobat Ngobi.

9. Selesaikan yang Telah Dimulai

Dalam sebuah perjalanan, bahkan pendidikan atau karir sekalipun, kerap kali kita dihantui rasa lelah, tertekan hingga pada akhirnya menyerah dan merasa ingin berhenti. Ketika kita berada dalam keadaan tersebut, motivasi untuk tetap berjalan sedikit terhambat karena antusiamse untuk menyelesaikan apa yang telah dimulai berkurang dan memungkinkan kita berhenti begitu saja.

Saat memulai projek baru, kita selalu merasa senang dan antusias. Namun sering kali di perjalanannya kita menemui kendala dan membuak kita tidak termotivasi dan tidak disiplin. Apabila kejadian ini terus berulang, maka kita akan melakukan kesalahan yang sama dan membuat kita kehilangan rasa percaya diri hingga akhirnya membuat rasa tertekan/depresi dan kehilangan motivasi. Keadaan ini jika dibiarkan terus-menerus akan membawa dampak yang kurang baik bagi ya Sobat Ngobi.

Untuk mengatasi salah satu malalah besar ini, kita dapat mengidentifikasinya sesuai kebutuhan kita ya Sobat Ngobi. Di awal keputusan membuat perencanaan, kita dapat mengurainya dalam bagian-bagian kecil yang dapat kita kerjaan sesuai kebutuhan, mengidentifikasi kendala dan hal-hal lain yang sekiranya menghambat atau membantu dalam perjalanan kita. Menyelesaikan apa yang telah kita mulai membuktikan keseriusan dan kedisiplinan kita terhadap satu hal, dan tentunya membuat kita lebih termotivasi untuk melakukan hal lebih banyak lagi.

10. Mengotomatiskan Lebih Banyak Pekerjaan

Banyak hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas, salah satunya adalah dengan mengotomatiskan beberapa hal nih Sobat Ngobi. Kita dapat mengerjakan suatu pekerjaan dengan waktu yang efektif serta mengurangi biaya dan meningkatkan hasil/pendapatan dengan cara membuatnya berjalan secara otomatis. Tony Schwartz, Presiden dan CEO The Energy Project dalam Harvard Business Review mengatakan bahwa rahasia besar untuk menyelesaikan sesuatu adalah membuatnya menjadi otomatis, sehingga mereka hanya membutuhkan lebih sedikit energi. Membuat diri kita bekerja secara otomatis seperti menggunakan applikasi bantuan, shortcut, daftar perencanaan, dan kebiasaan dapat mengurangi waktu kita untuk berpikir karena kita sudah tahu apa yang harus kita kerjakan.

Dengan kata lain, membangun rutinitas dan kebiasaan yang dilakukan, bukan hanya menjadi keputusan juga salah satu bentuk dari otomatisasi untuk kita. Contoh sederhana adalah Mark Zuckerberg yang memiliki kebiasaan mengenakan pakaian yang sangat sederhana setiap hari, hal ini menghindarkan Mark dari waktu untuk berpikir dan bersiap-siap tentang pakaian apa yang akan dikenakannya saat itu, sehingga ia melikiki waktu lebih banyak untuk keputusan-keputusan lain yang lebih penting.

PENUTUP

Sejatinya kita semua diberikan waktu yang sama untuk menjalani hari-hari kita ya Sobat Ngobi, kurang lebih selama 24 jam sehari dalam satu minggu dan seterusnya. Namun kebutuhan masing-masing membuat kita memiliki perbedaan dalam mengalokasikan waktu dan terkadang membawa kita pada perasaan memiliki waktu yang kurang untuk melakukan banyak pekerjaan yang seharusnya kita lakukan. Tidak ada waktu yang kurang ya Sobat Ngobi, karena bisa jadi kita kurang teliti dalam memanfaatkan waktu untuk melakukan pekerjaan kita. Semoga 10 tips ini dapat membantu Sobat Ngobi untuk lebih cerdas dan efektif dalam memanfaatkan waktu di kehidupan sehari-hari.

Untuk pertanyaan hari ini, Apakah Sobat Ngobi memiliki tips lain untuk bekerja lebih efektif?  silahkan jawab dikolom komentar dibawah ya dan sampai bertemu kembali di video-video kami selanjutnya. Salam.

5 Comments

Leave a comment